Shranjevanje in izmenjava podatkov ni ravno izum digitalne dobe, to je bil namreč vedno bistveni del poslovanja. Spremenil se je le način, kako dosežemo to izmenjavo. Z razvojem tehnologij je prišel razvoj komunikacije. Za izmenjavo velikih naborov podatkov nam ni treba več fizično kopirati podatkov, da bi jih predali drugi zainteresirani strani. To lahko dosežemo s shranjevanjem podatkov v nek javen oblak, ki mu obe strani zaupata. Takšna zaupanja vredna transakcija lahko pomaga pri skupni rabi podatkov zunaj in znotraj. Eden najvidnejših javnih ponudnikov oblakov, ki omogoča tovrstno izmenjavo, je Microsoft z OneDrive za podjetja.
Kaj je OneDrive za podjetja?
Ko gre za Microsoftovo shranjevanje v oblaku, je na voljo veliko vrst storitev; ta članek bo zajemal OneDrive za podjetja. Pomembno je omeniti, da obstaja razlika med OneDrive in OneDrive for Business. OneDrive je shramba v oblaku, ki jo ponuja Microsoft za osebno uporabo in ponuja 5 GB brezplačnega prostora za shranjevanje. OneDrive za podjetja je del zbirke aplikacij Microsoft 365 in ponuja 1TB prostora za shranjevanje. OneDrive za podjetja je mogoče kupiti kot samostojen izdelek, vendar stane enako kot nakup s paketom in ima manj zaščite. Skupaj z razširjenim prostorom OneDrive za podjetja v zbirki Microsoft 365 vključuje tudi izvorno hrambo podatkov, eDiscovery in revizijo / poročanje. OneDrive za podjetja ima tudi možnost lokalne sinhronizacije datotek prek Windows File Explorer-ja, oz. po domače – raziskovalca.
Zaščita OneDrive za podjetja
OneDrive za podjetja v zbirki Microsoft 365 ima številne funkcije, ki nudijo tako zaščito kot tudi brezskrbnost glede poslovnih podatkov. Ta zaščita ponuja hrambo podatkov, e-odkrivanje in revizijo. Katere so torej funkcije zaščite in na kaj je potrebno biti pozoren?
Pri brisanju podatkov obstaja koncept cikla trdega in mehkega brisanja. Ko datoteko izbrišete, le ta vstopi v cikel mehkega brisanja, kjer je še vedno dostopna končnemu uporabniku in skrbniku za obnovitev nazaj na prvotno mesto. Datoteka ostane v košu do 93 dni, preden se samodejno izbriše. Če je koš koš poln, bo samodejno začel brisati najstarejše datoteke pred 93-dnevnim obdobjem. Ko se datoteka izbriše, vstopi v cikel trdega brisanja, kar pomeni, da do nje ni več mogoče dostopati. Treba se je zavedati tudi tega, da koš za smeti ni indeksiran, zato iskanja, kot je e-odkrivanje, ni mogoče izvesti v vsebini v tem imeniku.
Vprašanje, ki temu pogosto sledi, je: "Kaj pa, če je uporabnikov račun OneDrive za podjetja v celoti odstranjen?" Če je račun odstranjen, bo označen za izbris glede na obdobje hrambe, določeno na skrbniški strani OneDrive, privzeta vrednost pa je 30 dni. V tem obdobju hrambe lahko pravice prenesete na drugega uporabnika, tako da lahko datoteke kopirate z drugega mesta, če bi to bilo potrebno. Ko se obdobje hrambe izteče, bodo poslana obvestila z opozorilom, da bo ta račun izbrisan v sedmih dneh. Če ne ukrepate, se račun OneDrive za podjetja pošlje v koš za zbirke spletnih mest, kjer pa bo podatke veliko težje obnoviti in nihče ne bo imel dostopa do vsebine, vključno z dokumenti, ki so bili v skupni rabi.
E-odkrivanje je odlična strategija, lahko pa ima strmo krivuljo učenja in ne bo vedno imelo pričakovanih rezultatov. Prva pomembna točka je, ohranjanjanje podatkov in zadrževanje e-odkrivanja ne nastavimo kot varnostne kopije. Microsoft e-odkrivanje opredeljuje kot orodje za posredovanje elektronskih informacij kot dokaz v pravnih zadevah. Pravzaprav boste težko našli kakršno koli Microsoftovo dokumentacijo ali zakonito agencijo, ki bi nasprotovala tej točki. Naslednja pomembna opomba je, če se ohranitveno skladišče uporablja s storitvijo OneDrive za podjetja, se datoteke v tem skladišču štejejo v skupno kvoto pomnilnika. Ohranitvena skladišča je mogoče kadar koli spremeniti, razen če se uporabi varovalna zapora. Pri uporabi skladišč za ohranjanje podatkov je potrebno nekaj previdnosti, saj ko je zadrževanje vzpostavljeno, noben skrbnik tega zadrževanja ne more zmanjšati ali odstraniti datotek pred navedenim zadrževanjem. Zadnja pomembna opomba pa je, da eDiscovery ne bo obnovil datotek na prvotno mesto. Ker je to orodje za predložitev dokazov v pravnih zadevah, se podatki lahko izvozijo le v predajo. Podatke je mogoče ročno naložiti nazaj v prvotne vire podatkov, vendar je v mnogih primerih to dolg postopek in se ne posnema po pričakovanjih.
Vgrajena vs. Zunanja zaščita Microsoft 365
Ko se prijavite v OneDrive za podjetja, se vzpostavi odnos zaupanja. To razmerje določa, kdo je odgovoren za katere sestavne dele v strukturi. Microsoft to pogodbo prikazuje v Microsoftovem modelu deljene odgovornosti. Vsako razmerje med storitvami se določi glede na vrsto ponujene storitve, programsko opremo kot storitev, platformo kot storitev in infrastrukturo kot storitev. One Drive for Business spada v kategorijo programske opreme kot storitve, znane tudi kot SaaS. V tej pogodbi se Microsoft strinja, da bo zaščitil fizično zaledje, programe, v katerih se nahajajo podatki, in razpoložljivost strežnika za preverjanje pristnosti. Stranka je odgovorna za poverilnice, ki se uporabljajo za dostop do storitve, katere naprave so povezane in podatke same. To pomeni, da če ogroženi nabor poverilnic, vključno s skrbniškimi poverilnicami ali rumenimi napravami, spremeni podatke na kakršen koli način, Microsoft ni odgovoren za njihovo obnovitev.
Z naborom ogroženih poverilnic lahko preprosto trajno izbrišete podatke iz OneDrive za podjetja, izvirnega koša in zbirke podatkov iz zbirke podatkov. Proces je mogoče celo avtomatizirati s PowerShell! S konfiguracijo zadržanj za hrambo in zadržanji e-odkrivanja je v nekaterih primerih mogoče olajšati škodo na zaledju, vendar pogled uporabnika in podjetja ne bo dostopen. Tudi kadar zaledje lahko dostopa do oblike podatkov, v večini primerov teh podatkov ni mogoče neposredno obnoviti na prvotno mesto ali z originalnimi dovoljenji. To lahko pomeni ure, dneve ali morda dlje, ko podjetje ne more dostopati do svojih podatkov, kar povzroči izgubo produktivnosti. Rešitve varnostnih kopij drugih proizvajalcev pomagajo premostiti vrzel med napadom, ki povzroči nepopravljivo škodo na poslovnih podatkih.
Zakaj torej Veeam Backup za Microsoft 365
Veeam Backup za Microsoft Office 365 je Veeamova rešitev za varnostno kopiranje aplikacij Microsoft SaaS, vključno s SharePoint Online, Exchange Online, Microsoft Teams in OneDrive for Business. V tej programski opremi lahko Veeam varnostno kopira podatke iz programa Microsoft 365, da zaščiti lokacije tako v vmesnikih kot tudi v različnih shrambah predmetov. Ta varnostna kopija omogoča sekundarno raven zaščite z ločitvijo privilegijev, tako da en niz ogroženih poverilnic ne prekine obrambe. Veeam varnostno kopira tudi vsa dovoljenja in nastavitve iz zbranih podatkov, kar omogoča nemoteno obnovitev na prvotne lokacije. Obnovitve ponujajo fleksibilnost obnavljanja enega ali več uporabniških podatkov hkrati na prvotno lokacijo, tako da lahko po potrebi obnovimo celotno organizacijo s samo nekaj kliki. Vrste obnovitve se razširijo tudi za obnovitev na nova mesta, izvoz podatkov in pošiljanje podatkov neposredno končnemu uporabniku. Vsaka varnostno kopirana aplikacija ima raziskovalec obnovitev, prilagojen podatkom aplikacije, v vsak raziskovalec pa je vgrajeno napredno iskanje, ki lahko po celotni varnostni kopiji organizacije natančno vrne rezultate. To iskanje lahko olajša iskanje datoteke in izvajanje e-odkrivanju podobnih operacij. Veeam Backup za Microsoft Office 365 olajša obnovitev podatkov Microsoft 365 v vseh okoliščinah.
Torej…
Microsoft OneDrive za podjetja je odlična rešitev za skupno rabo podatkov s hitrostjo, ki jo zahteva podjetje. Ta storitev v zbirki Microsoft 365 ponuja številne izvorne zaščite, vendar ima pogoje, ki jih mora poznati vsak skrbnik. Microsoftov model deljene odgovornosti jasno določa, da je kupec odgovoren za dostop uporabnikov do storitve in zaščito podatkov v SaaS. Veeam Backup za Microsoft Office 365 ponuja celovito rešitev za varnostno kopiranje za OneDrive za podjetja in številne druge storitve Microsoft 365.
Vsakemu podjetju priporočamo, da si uredijo varnostne kopije in replikacije podatkov. Strokovnjaki GOV-IS d.o.o. priporočamo Veeam! Kontaktirajte nas.
Pridobite več informacij o nujnosti varnostnega kopiranja podatkov Microsoft 365 >> Tukaj <<