Umetna inteligenca se je dodobra vsidrala v naša življenja, v veliki meri tudi v poslovanje podjetij.
Tista podjetja, ki so jo uspela vključiti v svoje vsakodnevne procese, danes delujejo bolj učinkovito, se pravi hitreje in z manj napakami.
Ena najbolj uporabnih kombinacij znotraj okolja Microsoft 365 je vsekakor povezava Copilota z SharePointom, ki skupaj v kombinaciji ustvarita povsem nov način upravljanja z znanjem in sodelovanja v podjetju.
Copilot kot most do znanja
Za iskanje informacij in dokumentov na SharePointu lahko porabimo precej časa, sploh če se spomnimo samo tega, da smo v nekem poročilu enkrat napisali točno tisti podatek, ki ga zdaj potrebujemo. S »peš« iskanjem bi lahko izgubili tudi kakšno uro ali dve.
Pred leti so z anketiranjem zaposlenih po celotnem planetu ugotovili, da se tudi do 20 % delovnega časa porabi samo za iskanje informacij, ki obstajajo znotraj podjetja. Vpeljava AI je seveda to statistiko spremenila.
Copilot se znotraj podjetja poveže s SharePointom, razume vsebine, ki jih imamo shranjene v knjižnicah, ter jih zna uporabiti pri vašem delu. To pomeni, da ne iščemo več dokumenta, temveč iščete odgovor.
Namesto klasičnega iskanja po ključnih besedah lahko uporabnik Copilotu preprosto reče:
“Pripravi mi povzetek najnovejšega poročila o kibernetski varnosti.”
“Napiši osnutek e-maila za stranko na podlagi projektne dokumentacije.”
“Kje imamo opisano, kako se izvaja varnostno kopiranje v Azure okolju?”
Copilot bo iskano informacijo našel, jo povzel, povezal in predstavil v uporabni obliki, pri tem pa bo seveda upošteval kontekst uporabnika in njegove pravice dostopa.
Kako deluje povezava Copilot + SharePoint
SharePoint je že dolgo osrednje mesto za dokumente, procese in sodelovanje v okolju Microsoft 365.
Copilot predstavlja novo plast nadgradnje kot plast umetne inteligence, ki te podatke razume, obdeluje in jih zna uporabiti.
Ko Copilot dostopa do SharePointa:
- uporablja Microsoft Graph, da pridobi podatke o vsebinah, projektih, sestankih, dokumentih in sodelavcih,
- spoštuje vse varnostne nastavitve in pravice dostopa,
- ne shranjuje vsebin zunaj vašega okolja,
- in vse deluje znotraj infrastrukture Microsoft 365 – varno, skladno in brez tveganj za zasebnost.
Copilot torej vidi samo tisto, kar vidite vi, vendar razume veliko več.
Ključne koristi za podjetje
Zaposleni dobijo hitre odgovore, ki temeljijo na realnih podatkih iz podjetja. To pomeni, da lahko sprejemajo odločitve hitreje in z večjo zanesljivostjo.
Namesto, da bi ure in ure iskali dokumente, jih analizirali in povzemali, Copilot to naredi v sekundah. Podjetje tako pridobi več časa za delo z dodano vrednostjo (razvoj, prodajo, strateške razprave).
Copilot razume kontekst celotnega okolja Microsoft 365, od SharePointa do Teamsov in Outlooka, kar pomeni, da lahko poveže informacije iz različnih virov in jih predstavi v celoti.
Na primer: iz zapisnika v Teamsih, priponke v Outlooku in dokumenta v SharePointu pripravi povzetek projekta.
V času, ko so podatki najdragocenejše premoženje podjetja, je varnost ključna.
Copilot deluje znotraj Microsoftove varnostne arhitekture, kar pomeni:
- upoštevanje enakih pravil dostopa kot ostale storitve,
- brez kopiranja ali izvažanja podatkov iz vašega okolja,
- popolno skladnost z zahtevami GDPR in drugimi standardi.
Kultura znanja, ne le tehnologija
Tehnologija sama po sebi ne bo prinesla spremembe. Prinesel pa jih bo način, kako to tehnologijo uporabljamo.
Z uvedbo Copilota se spremeni kultura dostopa do znanja v podjetju.
Zaposleni ne iščejo več informacij temveč željene informacije pridejo k njim, v strukturirani obliki, razumljive in v pravem trenutku.
Copilot postane nekakšen nov zaposleni, ki pozna vse dokumente in jih zna uporabiti, ko jih potrebujemo.
Kako začeti?
Uvedba Copilota s SharePointom ni zapletena, vseeno pa zahteva nekaj priprave:
Pregled podatkov – poskrbeti moramo, da so dokumenti v SharePointu dobro organizirani in označeni.
Urejene pravice dostopa – Copilot spoštuje pravice, zato morajo biti te tudi pravilno nastavljene.
Določimo ključne procese – razmislimo, kje bo uporaba Copilota prinesla največjo dodano vrednost (projektno vodenje, prodaja, podpora …).
Usposobimo zaposlene – naučite jih, kako postavljati dobra vprašanja Copilotu in kako uporabljati rezultate.
Povezava med Copilotom in SharePointom ni le tehnična izboljšava.
Je evolucija načina dela, kjer umetna inteligenca postane most med ljudmi in podatki.
Zaposleni lahko končno izkoristijo znanje, ki je že v podjetju – brez iskanja, brez prelaganja datotek, brez izgube časa.
Če že uporabljate Microsoft 365, imate vse potrebno za začetek.
Pravi korak pa je, da ta orodja povežete v inteligentno celoto. Tukaj vam lahko pomagamo tudi mi.