Vsa podjetja, ne glede na velikost, stremijo k digitalni transformaciji. Kar je nekoč bila domena velikih podjetij, je danes skoraj nuja tudi za SMB sektor, sploh ker lahko dosti naredimo tudi brez dodatnih infrastrukturnih naložb. S prihodom umetne inteligence, bolj konkretno Microsoft 365 Copilota, se je dostop do napredne umetne inteligence precej olajšal. SMB podjetja lahko zdaj izkoristijo iste zmogljivosti kot so bile morda še pred letom ali dvema rezervirane za večje korporacije, pri tem pa delajo z orodji, ki jih seveda že vsi poznamo: Outlook, Teams, Word, Excel, PowerPoint …
Kaj torej Copilot prinaša malim in srednjim podjetjem?
Kaj je Microsoft 365 Copilot?
Copilot je orodje umetne inteligence, integrirano v celoten Microsoft 365 ekosistem. Ne deluje kot ločena “čudežna aplikacija”, temveč kot dodatna smart layer nad aplikacijami, ki jih podjetja že uporabljajo.
Kot največjo prednost bi lahko izpostavili sposobnost t. i. “groundinga” oz. povezovanja naših podatkov (e-pošta, dokumenti, koledarji, pogovori) v smiselne predloge in odgovore.
Copilot se torej ne obnaša kot generični chatbot, temveč kot pametni digitalni pomočnik, ki razume vaše projekte, sodelavce in poslovni kontekst.
Zakaj je to pomembno za SMB?
Mala podjetja nimajo vedno na voljo:
- specializiranih kadrov,
- časa za dolgoročno analizo podatkov,
- močne IT infrastrukture ali ekip.
Copilot omogoča hitro, varno in stroškovno racionalno premostitev teh težav.
Konkretne koristi za mala in srednja podjetja
Prihranek časa pri vsakodnevnih opravilih
Po raziskavah Microsofta zaposleni v povprečju izgubijo več ur tedensko za:
- prebiranje dolgih e-poštnih korespondenc,
- iskanje dokumentov,
- pripravo ponavljajočih se poročil,
- prepisovanje zapiskov s sestankov,
- oblikovanje vsebin.
Copilot lahko:
- povzame e-pošto,
- pripravi odgovor,
- izdela poročilo iz Excelove tabele,
- napiše predlog pogodbe ali dopisa,
- oblikuje prezentacijo iz Word dokumenta,
- pripravi povzetek sestanka s ključnimi akcijami.
Boljši vpogledi v podatke za hitrejše odločanje
Majhna podjetja imajo pogosto ogromno informacij, ki ostajajo neizkoriščene:
– zapiski,
– ponudbe,
– Excel tabele,
– komunikacija s strankami …
Copilot lahko te podatke analizira v sekundah:
- primerja prodajne številke,
- identificira trende,
- predlaga nadaljnje korake,
- pregleda komunikacijo in izlušči ključne informacije,
- generira poslovne povzetke, ki bi drugače zahtevali ure ročnega dela.
Vse to lahko omogoči odločitve na temelju dejanskih podatkov in ne zgolj nekih občutkov, ki jih imamo (kdo pa se spomni, kaj točno smo se že dogovorili pred mesecem dni).
Izboljšana komunikacija in hitrejše sodelovanje
Copilot deluje v Teamsih, Outlooku, Loopu in vseh drugih ekosistemih Microsofta.
To pomeni, da lahko:
- pripravi dnevni red sestanka,
- predlaga odgovore na sporočila,
- povzame dolge Teams pogovore,
- izloči ključne odprte naloge,
- iz sestanka avtomatsko ustvari akcijski načrt.
To koristi ekipam, kjer zaposleni pogosto opravljajo več vlog in nimajo časa za administracijo.
4. AI kot pomočnik pri prodaji in trženju
Marketing in prodaja sta področji, kjer Copilot pogosto pokaže največjo vrednost:
- priprava besedil za spletno stran,
- pisanje prodajnih ponudb,
- kreiranje LinkedIn objav,
- analiza odzivov strank,
- priprava personaliziranih e-poštnih kampanj,
- oblikovanje vizualno privlačnih prezentacij.
Za SMB, ki nima svojega marketing oddelka lahko to predstavlja multiplikator produktivnosti.
5. Varna uporaba, skladna z GDPR
Ker Copilot deluje znotraj Microsoft 365 okolja, podjetja pridobijo:
- varnost podatkov na ravni enterprise-rešitev,
- povsem ločeno obdelavo podatkov (ni pošiljanja zunanjim sistemom),
- popolno skladnost z GDPR.
To je ključna prednost pred “generičnimi” AI orodji na internetu, ki niso zasnovana za poslovno uporabo.
Copilot Business
Microsoft je predstavil licenco Copilot Business, ki je namenjena organizacijam z do 300 uporabniki, torej malim in srednjim podjetjem.
Prednosti za SMB:
- ni zahtev glede minimalnega nakupa,
- cenovno dostopnejša rešitev,
- integrirana podpora za vse najpogosteje uporabljene aplikacije,
- preprosto upravljanje licenc.
To pomeni, da si lahko podjetja že z nekaj uporabniki privoščijo, da celotna ekipa dela s Copilotom.
Zakaj je pri uvajanju priporočljivo sodelovanje s partnerjem
Čeprav je Copilot intuitiven, je pomembno, da je podjetje “Copilot-ready”:
→ pravilne varnostne nastavitve
→ urejene delitve pravic
→ urejena struktura dokumentov
→ nastavitev zaščite podatkov
IT partnerji (kot recimo mi 😉) lahko pomagajo pri:
- načrtovanju uvedbe,
- varnostnih in organizacijskih nastavitvah,
- tehnični konfiguraciji,
- usposabljanju zaposlenih,
- nadzoru uporabe in optimizaciji.
Rezultat: hitrejša uvedba, manj napak, večja izkoriščenost orodja.
Je zdaj pravi čas za uvedbo?
Če vaše podjetje:
- že uporablja Microsoft 365,
- želi izboljšati produktivnost,
- ima težave z administracijo,
- želi hitrejši dostop do informacij,
- nima obsežne IT podpore,
- …
Potem je Copilot ena bolj smiselnih naložb, ki jih lahko naredite.
Velika prednost je, da ne potrebujete nove infrastrukture ali dodatne opreme, vse namreč deluje znotraj okolja, ki ga že uporabljate.
Microsoft 365 Copilot torej prinaša izjemno priložnost za mala in srednja podjetja:
boljšo učinkovitost, hitrejše odločanje, manj administracije in več osredotočenosti na rast podjetja.
Ker deluje z orodji, ki jih že poznate, je uvedba hitra in enostavna, še posebej, če jo vodi izkušen partner.
Podjetja, ki AI vpeljejo pravočasno, bodo v prihodnjih letih pomembno pridobila konkurenčno prednost, Copilot pa je eden najbolj dostopnih in varnih načinov, da to prednost začnete izkoriščati že danes.